Firma rodzinna. Opowieści polskich przedsiębiorców

Drugi tom historii firm rodzinnych opowiadanych przez beneficjentów projektów FR1 i FR2. Premiera książki miała miejsce 9 grudnia 2015 roku podczas konferencji PARP, podsumowującej projekt Firmy Rodzinne 2.

Paneliści konferencji

9 grudnia br. odbyła się konferencja zamykająca projekt „Firmy rodzinne 2”. Otwierający konferencję, Bożena Lublińska-Kasprzak, prezes PARP, i prof. Andrzej J. Blikle, prezes IFR, podkreślili, że wielkim osiągnięciem obu projektów było zbudowanie środowiska firm rodzinnych – sieci wzajemnie wspierających się i współpracujących ze sobą firm.

Relacje jako klucz do sukcesu firm rodzinnych

Najważniejszym czynnikiem, który decyduje o sukcesie lub porażce firmy rodzinnej są relacje pomiędzy głównymi członkami rodziny właścicieli. Większość firm jest w stanie poradzić sobie z zagrożeniami wywołanymi konkurencją, cyklami koniunkturalnymi, zmianami technologicznymi lub innymi czynnikami, ale pogorszenie relacji międzyludzkich może pogrążyć firmę i poróżnić rodzinę. Bezpośrednie i alternatywne koszty takiej sytuacji mogą osiągnąć niebotyczne rozmiary. Jeśli członkowie rodziny przez godzinę dziennie sprzeczają się, unikają się nawzajem lub opowiadają innym o rodzinnych problemach, koszt obniżonej wydajności można oszacować na podstawie pensji danej osoby. Jeszcze bardziej kosztowne są szanse, które firma traci wskutek konfliktów.

 

Klucze do sukcesu firmy rodzinnej

W swojej książce „Getting Along in Family Business: The Relationship Intelligence Handbook”, Edwin i Colette Hoover określają firmę rodzinną jako przedsiębiorstwo, w którym relacje biznesowe i rodzinne znacząco na siebie wpływają. Czynniki oddziałujące na rodzinę najczęściej przekładają się też na działalność firmy i odwrotnie. Niestety, wciąż niewiele mówi się na temat sposobów budowania dobrych relacji. Tymczasem istnieją umiejętności, dzięki którym wspólna praca i funkcjonowanie stają się bardziej owocne i przyjemne. Składają się one na pewnego rodzaju piramidę, a ich zastosowanie może poprawić relacje wśród członków rodziny i wewnątrz firmy.

Dobre relacje należy budować w oparciu o otwartą i uczciwą komunikację. Niewłaściwa komunikacja jest często największym problemem przedsiębiorstwa, a działania zmierzające do jej usprawnienia sprzyjają poprawie relacji. Wszystkie zainteresowane strony muszą jednak wyrazić chęć rozmowy na delikatne lub kontrowersyjne tematy. Unikanie dyskusji o problemach może sprawić, że będą one bardziej brzemienne w skutkach, kiedy się pojawią. Niemniej szkodliwa jest cicha zgoda na wszystko, zapewniająca pozorny spokój. Sprzeciw należy natomiast wyrażać w sposób, którym nie zlekceważymy ani nie zdenerwujemy drugiej strony. Podstawą komunikacji powinna być uczciwość. Jeśli jej zabraknie, może dojść do nieporozumień, które będą miały poważniejszy wpływ na relacje niż początkowa konfrontacja. Należy pamiętać, że komunikacja w około 70 procentach składa się z elementów pozawerbalnych. Mowa ciała może zaprzeczać wypowiadanym słowom i podważać uczciwość przekazu. Ton głosu potrafi niekiedy zdradzić więcej niż sama treść wypowiedzi. Słowa nie powinny być zabarwione sarkazmem, złością, niepewnością czy poczuciem wyższości nad innymi. Inną ważną umiejętnością związaną z komunikacją jest aktywne słuchanie. Rób wszystko, abyś to Ty zrozumiał innych niż żeby inni zrozumieli Ciebie. Tą zasadą warto kierować się przy budowaniu relacji. Podobnie jak budowla wzniesiona na wadliwym fundamencie, tak relacje, które nie są oparte na uczciwej i otwartej komunikacji z czasem ulegają rozpadowi.

Kolejny poziom piramidy to ustalenie wspólnych wartości. Zastanów się, co jest dla Ciebie ważne. Poproś również drugą stronę, aby przedstawiła wartości, które uważa za istotne, a następnie porównajcie je ze sobą. Większość członków rodziny ceni uczciwość, wiarygodność, gospodarność, lojalność, pracowitość, harmonię, tolerancja i uprzejmość. Jeśli chodzi o wartości, zawsze należy starać się dojść do porozumienia.

Jakie poglądy podzielają obie strony? Rodziny prowadzące ze sobą interesy rzadko rozmawiają o łączącej je wizji. Aby jednak zbudować wartościową relację opartą na przyjaźni, należy zgodnie określić oczekiwane rezultaty. Jak zapatrujesz się na przyszłość firmy? Co myślisz o przyszłości rodziny? Poznaj podejście drugiej strony i staraj się znaleźć wspólny grunt.

Ważna jest też zgodność co do oczekiwań, zarówno wobec firmy, jak i w stosunku do rodziny. Oczekiwanie, że członkowie rodziny nie będą opuszczać pracy i poświęcą się swoim obowiązkom przez określoną liczbę godzin wydaje się być uzasadnione. Należałoby też spodziewać się, że będą oni zaangażowani w życie rodziny. Czego powinieneś oczekiwać od osoby, z którą łączy Cię określona relacja? Rozbieżność oczekiwań może rodzić wiele nieporozumień i konfliktów między ludźmi.

Poznaj role, które masz pełnić, a także role przypisane do innych osób. Na przykład, członkowie typowej czteroosobowej rodziny mogą pełnić siedem różnych ról. Podstawowe to rola męża i żony, a także matki i ojca. Mamy też relację pomiędzy matką i córką, matką i synem, ojcem i córką, a także bratem i siostrą. Jeśli członkowie rodziny pracują razem w firmie, pełnią w niej role pracowników, pracodawców, współpracowników i właścicieli. Wówczas lista może rozrosnąć nawet do 14 pozycji. Chcąc rozpocząć rozmowę w firmie rodzinnej, trzeba niekiedy ustalić pełnioną w danej sytuacji rolę. Czy uczestniczy w niej ojciec i syn, a może szef i podwładny? Ponieważ oddzielenie od siebie ról nie jest łatwe, relacje w firmie rodzinnej mogą dodatkowo się skomplikować.

Innym fundamentalnym elementem jest odpowiedzialność. Członkowie rodziny muszą być odpowiedzialni zarówno za działania podejmowane w stosunku do rodziny, jak i za swoje obowiązki względem firmy. W większości firm rodzinnych brak opisów stanowisk pełnionych przez członków rodziny, a co za tym idzie – również oczekiwanych wyników pracy lub wymaganego zakresu odpowiedzialności. Przed kim odpowiadasz? Odpowiedź na to pytanie pozwoli zbudować bardziej stabilne relacje.

Jaką postawę prezentujesz? Czy liczysz się z innymi, czy raczej nie zważasz na ich uczucia i działasz we własnym interesie? Od podejścia w dużym stopniu zależy, czy stworzona relacja będzie wartościowa czy narażona na rozpad. Ponadto, postawę człowieka w takim samym stopniu wyrażają jego słowa, co język ciała oraz postępowanie. Zainteresowanie drugą stroną może zachęcać do odwzajemnienia takiego gestu.

Zbudowanie dobrej relacji z innymi wymaga nawiązania kontaktu. Więzi można wzmacniać poprzez wspólne spędzanie czasu, zwłaszcza gdy jest to czas wolny od pracy. Warto przyjąć zasadę, że w czasie rodzinnych spotkań nie omawia się tematów zawodowych. Wspólny odpoczynek jest tak samo ważny jak praca. Spotkania towarzyskie pomagają zrozumieć drugą osobę i dowiedzieć się, co wpływa na różne obszary ich życia. Jeśli jednak wszystkie kontakty odbywają się w nieformalnych okolicznościach, trudno przewidzieć zachowanie danej osoby w sytuacji zawodowej. Równowaga jest w tym wypadku tak samo potrzebna, jak w innych sferach.

Poprawę relacji może w dużym stopniu ułatwić znajomość procesu decyzyjnego. W przeszłości podejmowanie wszystkich decyzji związanych z życiem rodzinnym czy pracą należało do lidera, a pozostali mieli obowiązek być mu posłuszni. Kiedy do firmy dołączają członkowie rodziny, niełatwo przekonać ich do przyjęcia odgórnych postanowień, a skutkiem braku zgody może być nadwerężenie relacji. Rodziny prowadzące przedsiębiorstwa muszą ustalić zakres, w jakim ich członkowie wspólnie sprawują władzę w domu i w firmie. Idealnym rozwiązaniem byłoby ustalenie kompetencji liderów w zakresie podejmowania decyzji oraz określenie, jakiego rodzaju decyzje wymagają zgody większości członków rodziny, a w przypadku których niezbędna jest kwalifikowana większość. Jeden z liderów firmy, w której panuje patriarchalny styl zarządzania stwierdził, że „szkoda czasu na wprowadzanie demokracji i głosowanie przed podjęciem każdej decyzji”. Właśnie dlatego każdy powinien dobrze wiedzieć, jak wygląda proces podejmowania decyzji, a także kto i kiedy może zostać do niego włączony. W relacjach z osobami, które są przekonane o swoim wkładzie w kształtowanie organizacji, pozostali członkowie powinni docenić podejmowane przez te osoby wysiłki.

Co należy zrobić w sytuacji konfliktowej? Jeśli rodzina przeczy jakoby przeżywała konflikt, to albo nie chce się do niego przyznać, albo jej członkowie boją się komukolwiek sprzeciwić. Oba scenariusze zwiastują poważne problemy w przyszłości. Czy zachowujesz się, jakby problem nie istniał? Czy omawiasz zaistniałą sytuację z odpowiednia osobą? A może zwołujesz rodzinne spotkanie i starasz się rozwiązać problem? Jeśli nie można osiągnąć porozumienia, czy wzywana jest strona trzecia w charakterze mediatora? Wcześniejsze spisanie tych kroków pozwoli uniknąć nieporozumień i negatywnych emocji w sytuacji konfliktowej. Tryb rozwiązywania konfliktów można też przedyskutować w czasie rodzinnego spotkania.

Czy członkowie rodziny są świadomi, że zawsze należy dążyć do kompromisu? Sytuacja, w której jedna strona wygrywa, a druga przegrywa, poważnie pogłębia podziały pomiędzy członkami rodziny. Osiągając kompromis mamy pewność, że nikt nie będzie przegrany. Aby dojść do porozumienia i rozwiązać zaistniały problem, wcale nie trzeba zrywać z wyznawanym dotychczas systemem wartości. Metody budowania kompromisu można też poznać, ćwicząc techniki rozwiązywania problemów.

Niezmiernie ważny jest również wzajemny szacunek. Uznanie własnej osoby najskuteczniej zdobywa się poprzez konsekwencję w działaniu i godne zachowanie. Trzeba też umieć doceniać innych ludzi. Czy jesteś otwarty i szczery w stosunku do innych? Czy bierzesz odpowiedzialność za swoje czyny? Czy w Twoich słowach i postępowaniu inni mogą dostrzec ważne dla siebie wartości? Czy szanujesz innych? Jeśli traktujesz drugą osobę z góry lub nie okazujesz jej respektu, nie spodziewaj się innego traktowania z jej strony. Jeśli relacja opiera się na wzajemnym szacunku, dużo łatwiej niwelować istniejące różnice.

 

Budowanie relacji
Budowanie relacji

 

Na szczycie piramidy umiejętności budowania relacji znajduje się zaufanie, lecz aby je zdobyć potrzeba czasu. Można je natomiast łatwo stracić wskutek niewłaściwego traktowania innych, braku uczciwej komunikacji, konfliktu oraz innych zamierzonych i niezamierzonych działań. Odbudowanie zniszczonej relacji jest trudne, dlatego w każdej sytuacji należy dbać o wiarygodność. Umiejętność przebaczania to kolejny kluczowy element. Jeśli ktoś przyznaje się do błędu i prosi o przebaczenie, należy być gotowym do podtrzymywania relacji i pamiętać, że odbudowa zaufania to długotrwały proces.

Dzięki zastosowaniu powyższych zasad możliwa jest poprawa dotychczasowych i budowa nowych, długotrwałych, wartościowych relacji. Nikt z nas nie jest doskonały, dlatego powinniśmy stale pracować nad dobrą reputacją i starać się doskonalić relacje, w których uczestniczymy. W przypadku rodzin, których członków łączy praca i dom, firma i rodzina są ze sobą mocno powiązane. Dobre relacje są w stanie utrwalić sukces w obu wymiarach.

Autor: Wayne Rivers [1]

Tłumaczenie: Kamila Kaniowska
(ALAUDA Translations)


[1] Wayne Rivers jest prezesem Instytutu Firm Rodzinnych (The Family Business Institute, Inc.). Misją Instytutu jest wspieranie klientów w budowaniu trwałego sukcesu przedsiębiorstw i harmonii w życiu rodzinnym.
Kontakt: tel. +1 877-326-2493 (USA), e-mail: wrivers@familybusinessinstitute.com lub www.familybusinessinstitute.com
Tekst został opracowany za zgodą Instytutu Firm Rodzinnych (The Family Business Institute). Tytuł oryginału: „Relationships KEY to Family Business Success”.
Link do strony: http://www.familybusinessinstitute.com/index.php/volume-5-articles/relationships-key-to-family-business-success.html